在职场办公中，数据处理能力往往是衡量一个人办公水平的重要指标之一。无论是财务报表、销售统计，还是人事考勤数据整理，表格软件几乎是每天都要使用的工具。而在国产办公软件中，WPS表格（WPS Spreadsheet） 以其强大的功能、轻量的安装包以及与Excel高度兼容的特性，成为了众多企业和个人的首选。

对于许多刚入职场的用户来说，面对成千上万条数据，最常见的挑战莫过于“不会用公式”“不会分析数据”“不会做汇总表”。其实，掌握几个高频函数和分析工具，就能让工作效率倍增。
例如，SUM函数能快速求和、COUNTIF能进行条件统计，而“数据透视表”更是汇总分析的神器——这些功能看似复杂，实则只要理解了原理并学会举一反三，就能在日常办公中如虎添翼。

本篇文章《WPS 表格常用功能详解：SUM、COUNTIF、透视表全攻略》将从函数基础入门、公式应用技巧、数据透视表实操、常见问题解决方案四个方面展开讲解。无论你是数据分析初学者，还是希望提升表格处理效率的职场达人，读完本文后，你将掌握最核心的WPS表格技能，实现高效办公不求人。

一、WPS 表格基础概述

WPS 表格是金山办公推出的一款专业电子表格工具，与 Microsoft Excel 高度兼容。它支持复杂的公式计算、统计分析、图表制作和数据可视化功能。其优势包括：

• 兼容 .xls / .xlsx 文件格式；
• 内置上百种函数与自动公式提示；
• 支持云端共享与多人协作；
• 提供丰富的数据图表与模板资源。

用户可通过 WPS表格官方页面 了解功能更新与模板下载。

二、SUM 函数：快速求和的万能公式

SUM 函数 是最常用的求和函数之一，可用于求一组数值或单元格的总和。

1. SUM 函数语法

SUM(number1, [number2], ...)

其中 number1、number2 可为具体数字、单元格或区域。例如：

=SUM(A1:A10)

表示对A1到A10单元格的数值进行求和。

2. 常见使用技巧

• 可跨表求和：=SUM(Sheet1!A1:A10, Sheet2!A1:A10)
• 忽略空值与文本，自动过滤非法数据；
• 结合 IF 函数实现条件求和。

3. 实战示例

姓名	销售额
张三	1500
李四	1800
王五	2200

可通过公式 =SUM(B2:B4) 得出总销售额 5500 元。

三、COUNTIF 函数：按条件统计的利器

COUNTIF 是 WPS 表格中最常用的条件统计函数之一，可根据特定条件统计单元格数量。

1. 函数语法

COUNTIF(range, criteria)

例如：

=COUNTIF(B2:B10, ">1000")

表示统计B2到B10中，大于1000的单元格个数。

2. 常见应用场景

• 统计销售额大于目标值的员工数量；
• 计算合格成绩人数：=COUNTIF(C2:C20, ">=60")；
• 筛选指定部门员工：=COUNTIF(A2:A100, "市场部")。

3. 实战应用

姓名	部门	业绩
张三	销售部	1300
李四	销售部	800
王五	市场部	1700

公式 =COUNTIF(C2:C4, ">=1000") 将返回 2，表示有两人业绩超千元。

四、数据透视表：高效汇总与分析的核心工具

数据透视表（Pivot Table） 是 WPS 表格中最强大的分析工具，可快速进行汇总、分类、统计和交叉分析。

1. 创建数据透视表步骤

1. 选中源数据区域；
2. 点击菜单栏「插入」→「数据透视表」；
3. 选择放置位置（新表或当前表）；
4. 在字段列表中拖拽“行标签”、“列标签”、“值区域”。

2. 实战案例

假设你有以下销售数据表：

部门	员工	月份	销售额
销售部	张三	1月	2000
销售部	李四	1月	1800
市场部	王五	1月	2200

通过透视表可以轻松生成以下汇总：

部门	销售额总计
销售部	3800
市场部	2200

3. 进阶技巧

• 可添加计算字段，如“增长率”；
• 可使用切片器筛选数据；
• 支持多表汇总与自动刷新。

五、函数与透视表综合应用技巧

在实际工作中，SUM、COUNTIF 与透视表常常结合使用。比如在销售月报中，你可以用 COUNTIF 统计合格销售员数量，再通过 SUM 汇总销售额，最后用透视表分析各区域的销售占比。

这种“函数+透视表”的组合能极大提高数据分析效率，是高级办公人员的必备技能。

六、总结

WPS 表格功能强大且易学，掌握 SUM、COUNTIF、数据透视表这三大核心功能后，几乎能应对所有常见办公场景。从求和到统计、从明细到汇总，这些功能帮助你更快发现数据规律，提升分析与汇报的专业度。